Quanto costa davvero l'informatica della tua azienda? 7 costi IT da controllare

Scopri dove si nascondono i principali costi IT e come ottimizzare le spese della tua azienda

Computer, stampanti, software, assistenza, sicurezza, telefonia, connessione Internet e servizi cloud.

Ogni azienda sostiene ogni mese numerosi costi informatici, ma spesso questi vengono gestiti separatamente e non è semplice avere una visione complessiva della spesa.

Il problema non è necessariamente spendere troppo. Il problema è non sapere esattamente quanto si sta spendendo e se i servizi utilizzati sono realmente adeguati alle proprie esigenze.

Una corretta analisi dell'infrastruttura IT può permettere di individuare costi inutili, contratti non più convenienti, servizi duplicati e opportunità di ottimizzazione.

Misano Informatica offre una Analisi dei Costi IT Gratuita per aiutare aziende e professionisti a fare chiarezza sulle proprie spese tecnologiche.

1. Costi di assistenza informatica

L'assistenza tecnica rappresenta una delle voci più importanti, soprattutto per le aziende che dipendono quotidianamente da computer, server, rete e software.

Non bisogna considerare solamente il costo del tecnico.

È importante valutare anche:

• canoni di assistenza;

• interventi occasionali;

• trasferte;

• tempi di fermo;

• manutenzione preventiva;

• assistenza da remoto;

• gestione di server e reti;

• supporto per stampanti e dispositivi.

Un contratto apparentemente economico potrebbe diventare costoso se non comprende tutte le attività necessarie.

Al contrario, una gestione preventiva può ridurre la necessità di interventi urgenti e limitare i tempi di fermo.

2. Costi delle stampanti e della gestione documentale

La stampa è spesso una delle spese meno controllate.

Il costo di una stampante non è infatti limitato al prezzo di acquisto.

Bisogna considerare:

• toner;

• tamburi;

• manutenzione;

• ricambi;

• energia;

• carta;

• interventi tecnici;

• tempo dedicato alla gestione delle apparecchiature.

Per questo motivo, prima di acquistare una nuova stampante è utile analizzare il costo complessivo di stampa.

Il noleggio di stampanti multifunzione professionali può rappresentare, in alcuni casi, un'alternativa interessante perché permette di distribuire la spesa nel tempo e includere servizi di assistenza e gestione.

La soluzione migliore, tuttavia, dipende sempre dai volumi di stampa e dalle esigenze dell'azienda.

3. Software e licenze

Un'altra voce che può crescere nel tempo è rappresentata dai software.

Licenze acquistate negli anni, abbonamenti, servizi cloud e programmi utilizzati solo occasionalmente possono generare una spesa significativa.

È utile verificare periodicamente:

Quali software utilizziamo realmente?

Quanti utenti hanno bisogno di una determinata licenza?

Ci sono licenze duplicate?

Esistono servizi che non vengono più utilizzati?

Il piano sottoscritto è adeguato alle reali esigenze?

Una revisione periodica delle licenze può aiutare a evitare costi ricorrenti non necessari.

4. Costi della sicurezza informatica

La sicurezza informatica non dovrebbe essere considerata semplicemente come un costo.

Firewall, antivirus, backup e sistemi di protezione sono investimenti necessari per ridurre il rischio di perdita dei dati e interruzione dell'attività.

Ma anche in questo settore è importante verificare che le soluzioni siano proporzionate.

Una corretta analisi dovrebbe considerare:

• firewall;

• antivirus e protezione dei dispositivi;

• backup;

• protezione della posta elettronica;

• aggiornamenti;

• controllo degli accessi;

• sicurezza della rete;

• protezione dei dati aziendali.

Risparmiare sulla sicurezza può essere una scelta molto costosa nel momento in cui si verifica un incidente.

5. Costi della telefonia aziendale

Anche la telefonia può nascondere opportunità di ottimizzazione.

Numeri, SIM, centralini, linee telefoniche, servizi aggiuntivi e collegamenti Internet possono essere distribuiti tra diversi contratti.

È quindi utile verificare periodicamente:

• quali linee sono realmente utilizzate;

• quanti numeri sono necessari;

• quali servizi sono inclusi;

• quanto costa il centralino;

• se la telefonia VoIP può essere conveniente;

• se le esigenze dell'azienda sono cambiate.

Un sistema di telefonia aziendale moderno può inoltre offrire funzionalità più avanzate rispetto a una soluzione tradizionale.

6. Hardware e computer aziendali

Anche il parco PC deve essere analizzato.

Un computer troppo vecchio può continuare a funzionare, ma generare costi indiretti attraverso:

• maggiore probabilità di guasti;

• prestazioni ridotte;

• tempi di attesa;

• incompatibilità software;

• difficoltà di aggiornamento;

• maggiore necessità di assistenza.

Non significa necessariamente sostituire tutti i PC.

Una gestione corretta consiste nel valutare quali dispositivi devono essere sostituiti e quali possono continuare a essere utilizzati.

In questo modo l'investimento hardware può essere pianificato invece di diventare una spesa improvvisa.

7. Il costo più importante: il fermo dell'attività

Esiste infine un costo IT che spesso non compare in nessuna fattura:

il tempo perso.

Se un computer non funziona, una stampante è ferma, la rete non è disponibile oppure un server presenta un problema, il costo per l'azienda non è solamente quello dell'intervento tecnico.

È anche il lavoro che non può essere svolto.

Per questo motivo, quando si analizzano i costi IT bisogna considerare anche la continuità operativa.

Un'infrastruttura affidabile e un'assistenza tempestiva possono contribuire a ridurre i tempi di inattività.

Quanto spendi realmente per l'IT?

Per rispondere a questa domanda non basta guardare una singola fattura.

È necessario mettere insieme tutte le principali voci:

Area	Cosa controllare
💻 PC e hardware	Acquisto, sostituzione e manutenzione
🖨️ Stampa	Stampanti, toner, assistenza e consumabili
🔧 Assistenza	Canoni, interventi e trasferte
🔐 Sicurezza	Firewall, antivirus e protezione
💾 Backup	Hardware, software e servizi cloud
📞 Telefonia	Linee, centralino e servizi
🌐 Internet	Connessioni e servizi aggiuntivi
☁️ Cloud	Servizi e abbonamenti
💿 Software	Licenze e abbonamenti

Solo dopo aver raccolto queste informazioni è possibile capire se l'infrastruttura IT è realmente conveniente.

Non sempre spendere meno significa risparmiare

L'obiettivo di un'analisi dei costi IT non dovrebbe essere semplicemente tagliare le spese.

Una soluzione meno costosa potrebbe infatti essere meno efficiente, meno sicura o richiedere più interventi.

Il vero obiettivo è trovare il giusto equilibrio tra:

costo + affidabilità + sicurezza + produttività.

In alcuni casi sarà possibile ridurre una spesa.

In altri sarà invece più conveniente investire qualcosa in più per ottenere un sistema più affidabile e ridurre i problemi nel tempo.

L'Analisi dei Costi IT di Misano Informatica

Per aiutare le aziende a capire meglio quanto stanno spendendo, Misano Informatica mette a disposizione una Analisi dei Costi IT Gratuita.

L'analisi permette di prendere in considerazione le principali componenti dell'infrastruttura tecnologica aziendale e individuare eventuali:

• costi non necessari;

• servizi non utilizzati;

• contratti da rivedere;

• sovrapposizioni tra fornitori;

• opportunità di ottimizzazione;

• possibili alternative.

L'analisi è gratuita e senza obbligo di acquisto.

Non proponiamo una soluzione uguale per tutti: ogni azienda ha dimensioni, esigenze e infrastrutture differenti.

Per questo preferiamo analizzare la situazione e costruire successivamente una proposta personalizzata.

Quanto potresti risparmiare?

La risposta non può essere data senza conoscere la situazione della tua azienda.

Ma una cosa è certa: prima di cercare di ridurre i costi IT bisogna sapere esattamente dove vengono sostenuti.

Se vuoi capire quanto stai spendendo e se esistono margini di ottimizzazione, richiedi la nostra:

Analisi dei Costi IT Gratuita

Nessun impegno. Nessun obbligo di acquisto.

Analizziamo la situazione della tua azienda e ti aiutiamo a individuare le aree nelle quali è possibile migliorare l'efficienza e, quando possibile, ridurre i costi.

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Misano Informatica – Pavia

Assistenza informatica, stampanti, sicurezza, reti, telefonia e servizi digitali per aziende.